مدیریت صنایع و بهره وری

تکنیک‌های مدیریت زمان

از تکنیک‌های بیست‌گانه استفاده کنید
در زیر بیست تکنیک‌ کاربردی مدیریت زمان برای مدیران بیان شده تا راهگشای مقوله کمبود وقت مدیران و استرس ناشی از آن باشد:
1- اولویت کارها را مشخص کنید

2- تفویض اختیار کنید:

3- استفاده از فناوری را جدی بگیرید: به جای ملاقات‌های حضوری و نیز در جهت تسریع گردش درخواست‌ها و مکاتبات اداری از امکاناتی مانند تلفن، فکس، ایمیل، سیستم دبیرخانه مبتنی بر شبکه (paperless)، نرم‌افزار SharePoint و برگزاری کنفرانس آنلاین استفاده کنید.
4- از خدمات بانکداری الکترونیک استفاده کنید:

5- مراجعان را مدیریت کنید:

6- گفت‌وگوهای تلفنی را مختصر کنید:

7- سیستم بایگانی مناسبی داشته باشید:

8- با سیستم بایگانی آشنا باشید: با چگونگی نگهداری مکاتبات در بایگانی مربوط به خود آشنا باشید تا در صورت نبود یا مرخصی منشی، گرفتار نشوید و بتوانید به سهولت آنچه را که می‌خواهید پیدا کنید.
9- بایگانی را ساماندهی کنید: هرچند وقت یکبار بایگانی خود را بررسی نمایید و مکاتباتی را که دیگر نیازی به نگهداری آنها نیست بیرون بیندازید. چنانچه امور بایگانی شما را منشی برعهده دارد از او بخواهید که این کار را با نظارت شما انجام دهد.
10- از خواندن مطالب بیهوده و نامربوط پرهیز کنید:

11- علامت‌گذاری نکات مهم را فراموش نکنید: وقتی نامه درخواست یا گزارشی را می‌خوانید جملات و عناوین مهم را مشخص کنید تا در بازخوانی یا استنادهای بعدی مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشید و بتوانید به سرعت مطالب اصلی را بیابید.
12- در مسافرت کارتان را رها نکنید:

13- مخاطبان خود را در دسترس داشته باشید: مشخصات ضروری افرادی را که ممکن است نیاز به تبادل ایمیل با آنها داشته باشید در قسمت مخاطبان (contacts) صندوق پستی خود ذخیره نمایید. مواردی مانند نام، شماره تلفن، آدرس وب سایت و ایمیل از این جمله هستند. استفاده از این امکان کمک می‌کند که در زمان ارسال نامه، ناچار به تلفن کردن و پرسیدن آدرس ایمیل نباشید.
14- برای وقت خود ارزش قائل باشید: اجازه ندهید که دیگران وقت باارزش شما را تلف کنند. در مقابل افرادی که با دردودل و حرف‌های حاشیه‌ای می‌خواهند وقت شما را تلف کنند هوشیار باشید و با لحنی مودبانه بگویید که در حال حاضر گرفتار هستید و فرصت شنیدن صحبت‌های آنها را ندارید. در ضمن سعی کنید مذاکرات کوتاه و چند دقیقه‌ای را بطور ایستاده انجام دهید؛ بنابراین وقتی کسی برای این منظور نزد شما می‌آید از پشت میز بلند شوید و ایستاده صحبت کنید؛ باور کنید که در کوتاه کردن صحبت و صرفه‌جویی در وقت بسیار کارساز است.
15- خود را درگیر جزئیات اجرایی نکنید: مدیر هر چه بیشتر درگیر کارهای اجرایی باشد کمتر فرصت تفکر و برنامه‌ریزی دارد. به عنوان مدیرعامل، قائم مقام یا مدیرکل یک سازمان لزومی ندارد که بیش از اندازه در جزئیات اجرایی ریز شوید و به آنها توجه کنید. این کار نه تنها موجب می‌شود که پرسنل خود را روباتی تصور کنند که از خود اختیاری ندارند، بلکه شما را از وظایف اصلی خود دور می‌کند.
16- جلسات را کوچک و جمع و جور برگزار کنید:
17- اصول جلسات بزرگ یا مهم را در نظر داشته باشید: جلسه حتما دارای دستور جلسه باشد، دستور جلسه حداقل یک روز پیش از برگزاری جلسه به دست مدعوین برسد، در دستور جلسه زمان شروع و پایان جلسه را مشخص کنید و حتی اگر امکان دارد حداکثر زمان هر بند از دستور جلسه را هم معین کنید تا افرادی که قرار است در آن مورد صحبت کنند زمان را مدنظر داشته باشند، موضوعات را برحسب اولویت در دستور کار قرار دهید، از رییس یا دبیر جلسه بخواهید که مدیریت زمان جلسه را برعهده داشته باشد و اجازه ندهد که افراد با مرور حرف‌های تکراری و خارج از موضوع، وقت جلسه را بگیرند، فقط افراد مرتبط به موضوع جلسه را دعوت کنید، نسبت به حضور به موقع در جلسه مقید باشید و دیگران را هم از این موضوع آگاه کنید.
18- زمان صرف ناهار و صبحانه فرصت خوبی برای انجام مذاکرات کاری به شکل غیررسمی است. اصطلاح صبحانه کاری و ناهار کاری که مدتی است رایج شده دلالت برهمین موضوع دارد، پس سعی کنید از این فرصت‌ها به خوبی استفاده کنید. شخصا از زمان صرف ناهار استفاده زیادی می‌برم و بسیاری از گفت‌وگوهای کاری را حین صرف ناهار انجام می‌دهم. به تجربه دریافته‌ام که احتمال مقاوت و مخالفت در این زمان کمتر است.
19- زبان بدن را یاد بگیرید: با آموختن زبان بدن (
body language) می‌توانید در مذاکرات یک گام جلوتر باشید؛ چرا که بیش از نیمی از پیام‌های ارتباطی انسان‌ها به وسیله حرکات بدن منتقل می‌شود. با درک صحیح از طرز نشستن، ایستادن، نگاه کردن و صحبت کردن طرف مقابل می‌توانید رفتار و گفتار خود را در جهت متقاعد کردن وی عوض کنید و بدین ترتیب در زمان کوتاه‌تری به نتیجه برسید.
20- یادگیری مدیریت زمان را توصیه کنید:

   + مهندس فریدون دشتی ; ٥:۳٤ ‎ب.ظ ; ۱۳۸٩/۸/۱٦
comment نظرات ()